手工会计和电算化会计的区别有哪些?
来源:疏导最 发布时间:2021-01-13 09:30:08

会计数据电算化处理和手工处理,其处理过程发生了下列变化:

(一)、所用的计算工具不同。手工会计使用的计算工具是算盘,计算器等,电算化会计所使用的计算工具是电子计算机及一些辅助设备。

(二)、数据载体不同。手工会计的所有信息主要以纸张为载体,电算化会计的数据载体除必要的原始凭证外,记账凭证、账簿均可用磁性介质作为信息载体。

(三)、账簿形式和错误更正方法不同。手工会计中规定日记账,总分类账要用订本式账簿,明细账可以用活页账册;账簿记录的错误要用划线更正法或红字冲正法更正。电算化会计打印输出的账页是卷带状的,可装订成活页式,不可能是订本式,只有到一定时期,再装订成一本订本式账册,作为会计档案保管;电算化会计中,输入数据要经过逻辑性校验(例如,会计科目逻辑校验、借贷金额平衡校验),因此不需要用划线更正法来更改账簿记录,如果账簿记录有问题,那么一定是合法性问题,往往采用输入“更正凭证”,加以更改,类似于红字冲正法,以便留下改动痕迹。

(四)、账务处理程序不同。手工会计在进行会计数据处理时,根据会计业务的繁简和管理上的需要,选用其中一种,规定凭证、账簿、报表之间的关系,以及怎样来进行记账,但无论采取何种方式,都避免不了重复转抄的根本弱点,伴之而来的是会计人员和处理环节增多,不加强内部牵制和相互核对,免不了出现错误和舞弊。在电算化会计账务处理中,整个处理过程分为输入、处理、输出三个环节,其控制的重点是在输入这个环节,从输入会计凭证到输出会计账表,一气呵成,一切中间过程都在机内操作,是肉眼看不见的,而需要的任何中间资料,都可以通过查询得到满足,因此,在电算化会计中有数据处理业务一体化的倾向,这样就废除了手工会计中不同的账务处理程序。

(五)、账户设置方法和账簿登记方法的不同。在手工会计中,要为会计六大要素分别设置资产、负债、所有者权益、利润、收入、费用等六大类账户,并要设置总分类账和不同的明细分类账。而在电算化会计中,把设置账户定义为:为了将来取得某种信息,预先设置好塑造该种信息的模型(亦称房间)。所有的账户都给予一个科目号(房间号),这个科目号的*9位,就标志这个会计科目的大类别,前三位标志了总账的会计科目,这样就可以很方便地进行总账、明细账、日记账等各种处理,它完全打破了手工会计下各种账簿的不同处理方式和核对方法,它已实现了数出一门(都从凭证上来),数据共享(同时产生日记账、特种日记账、总分类账、明细分类账、报表等等)。

(六)、对账、结账和期末账项调整的方式、方法不同。在手工会计中,填制记账凭证的差错、记账或过账的差错、数量或金额计算上的差错,以及财产物资的盘盈盘亏等,都难免发生,因此,在结账前进行对账,确保账证相符、账账相符和账实相符。在电算化会计中,同样需要对账,但对账的形式和方法都发生了变化,例如:在电算化会计中不存在记账和过账上的差错,输入的凭证都经过计算机的逻辑校验,所有的日记账、明细账、总账都出于同一数据源,不会发生账证、账账不符的情况,如果要确保输入凭证本身的正确性,那么控制重点应该放在输入凭证的审核上。至于财产物资的盘盈盘亏,那么只能依靠手工盘点,作成盘点表,输入计算机,和机内的账存数进行核对,以确定盘盈或盘亏。

在应计制情况下,手工操作的期末结账通过一系列的账项调整,把应归属本期的收入和费用完全登记入账,以计算确定本期的利润或亏损,把经营成果在账上揭示出来;还要分别结算出每个账户的本期发生额及期末余额,并将期末余额转为下期的期初余额。这一系列工作都要通过手工编制各种转账凭证来进行。在电算化会计中,这些工作都由计算机根据预先编好的程序来完成。只要给了结账的指令,计算机就自动完成这一系列工作,并自动产生各种有规律的转账机制凭证,并打印输出。一旦结账完毕,计算机能完全摈弃修改,已结的账就不能再任意更改。

(七)、内部控制制度不同。在手工会计中,内部控制是通过凭证传递程序(规定每个工作点应完成的任务,并在传递程序中选择控制点),相互校验、核对来实现的,此外,还通过对账,检查是否账证相符、账账相符、账实相符等等内部控制方式来保证数据的正确性,堵塞漏洞。而在电算化会计中由于账务处理程序和会计工作组织体制的变化,除原始数据的收集、审核、编码仍由原会计人员手工操作外,其余的处理都由计算机部门负责。很明显,原来的内部控制方式部分地被计算机所代替,由人工控制转为人机控制,后者的控制要求更为严密,范围更扩大,因此,必须加强电算化会计中的内部控制。

(八)、会计工作的组织体制不同。手工会计中,会计工作组织体制以会计事务的不同性质作为主要依据。一般手工会计中划分如下专业组:材料组、成本组、工资组、资金组、综合组等等,它们之间通过信息资料传递、交换、建立联系,相互稽核牵制,使会计工作正常运行,在电算化会计中,会计工作的体制以数据的不同形态作为主要依据,一般电算化会计中划分如下的专业组:数据(信息)收集组、凭证编码组、数据处理组、信息分析组、系统维护组等等。很明显,这两种工作组织体制是截然不同的。电算化会计将手工会计对数据分散收集,分散处理,重复记录的操作方式,改变成集中收集,统一处理,数据共享的操作方式,使会计信息的提取,就用更适应于现代化管理的要求。

(九)、会计人员素质不同。手工会计中的人员均是会计专业人员,其骨干是会计师,在电算化会计中人员应由会计专业人员,电子计算机软件,硬件和操作人员组成,会计人员不但精通本专业,还要熟悉电子计算机,形成复合型人才,其中骨干应为了解电子计算机的高级会计人员。

(十)、会计系统的设计方法不同。在手工会计中,会计系统一般由会计师根据会计法规、会计准则、上级主管机构制定的统一的会计制度,并参考同行业的经验,针对企业工作的需要,拟订撰写而成。有了计算机,会计数据处理高度自动化,账册、报表都要根据打印机的要求,重新设计,不但要遵循手工情况下的会计准则和会计制度,还要遵循电算化下的些特定的电算化制度,区别更大的是电算化会计系统是通过一系列相当复杂的过程开发出来,预先要编制好指令(程序),然后才能指挥计算机按照指令,一步步完成会计工作的要求,这样一个过程,称为系统开发过程。系统开发就是在对原手工会计系统分析的基础上,进行系统设计、系统编程和调试,从而建立一个新的电算化会计系统。

关键词:电算化会计

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